Rolle: Teilprojektleitung & SAP-Beratung
Branche: Öffentliche Verwaltung / Gesundheitswesen
Land: Schweiz
Projektbeschreibung
Im Rahmen der Modernisierung der technischen Infrastruktur und des Anlagenmanagements am Spitalplatz Münsterlingen die öffentliche Verwaltung bei der Einführung und Integration von SAP Plant Maintenance (SAP PM-EAM). Ziel war es, eine transparente und digital gesteuerte Verwaltung der Gebäudedaten und technischen Anlagen zu etablieren – als Grundlage für effiziente Wartungsprozesse und nachhaltiges Facility Management.
Durch die enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen wurde eine vollständig integrierte Lösung geschaffen, die sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen vereint.
Leistungsumfang & Aufgaben
- Teilprojektleitung und fachliche Beratung im Bereich SAP PM
- Prozessberatung und Erstellung eines Business Blueprint (BBP) zur Abbildung der Instandhaltungsprozesse
- Realisierung und Customizing der SAP-PM-Komponenten
- Datenextraktion aus CAD-Zeichnungen zur Übernahme technischer Gebäudedaten
- Datenmigration mittels LSMW (Legacy System Migration Workbench) für Equipments und technische Plätze
- Entwicklung einer Access-Datenbank zur mobilen Equipment-Erfassung im technischen Aussendienst
Ergebnisse & Nutzen
- Aufbau eines durchgängigen digitalen Instandhaltungsprozesses auf SAP-Basis
- Erhöhte Datenqualität durch strukturierte Migration und zentrale Datenpflege
- Verbesserte Transparenz über technische Anlagen und Gebäudestrukturen
- Grundlage geschaffen für mobile und automatisierte Wartungsprozesse
Technologie & Tools
- SAP R/3 PM
- LSMW
- Microsoft Access
- CAD-Datenintegration
💡 Dieses Projekt verdeutlicht unsere Kompetenz in der Verbindung von technischer Prozessberatung, Datenmigration und systemischer Integration – insbesondere im Umfeld öffentlicher Einrichtungen und Krankenhäuser.
Die Einführung eines digitalen Instandhaltungsmanagements im Umfeld einer öffentlichen Einrichtung wie dem Spitalplatz Münsterlingen stellte das Projektteam vor mehrere technische und organisatorische Herausforderungen.
1. Heterogene Datenlandschaft und veraltete Systeme:
Ein zentrales Problem lag in der Ausgangssituation: Gebäudedaten, technische Anlageninformationen und Wartungspläne lagen verteilt in Excel-Tabellen, CAD-Zeichnungen und lokalen Access-Datenbanken vor. Diese inkonsistente Datenstruktur erschwerte sowohl die Analyse als auch die Migration erheblich.
Besonderes Augenmerk lag auf der Extraktion von Metadaten aus CAD-Plänen, die ohne standardisierte Struktur aufbereitet werden mussten. Durch massgeschneiderte Skripte und Validierungstools gelang es, die Daten für SAP PM nutzbar zu machen.
2. Komplexe Prozessharmonisierung zwischen Technik und Verwaltung:
Die technische Instandhaltung war bislang stark papierbasiert und dezentral organisiert. Unterschiedliche Abteilungen nutzten eigene Prozesse und Formulare, was zu Medienbrüchen und redundanten Daten führte.
Traniva führte Workshops mit allen beteiligten Fachbereichen durch, um einheitliche Prozessstandards zu definieren. Diese wurden im Business Blueprint (BBP) dokumentiert und anschließend direkt in SAP PM abgebildet.
3. Akzeptanz und Schulung der Anwender:
Die Umstellung von analogen Arbeitsabläufen auf ein voll integriertes SAP-System erforderte einen intensiven Change-Management-Ansatz.
Besonders in der Technik mussten Mitarbeitende an digitale Arbeitsaufträge, Equipment-Hierarchien und Rückmeldeprozesse herangeführt werden. Traniva begleitete den gesamten Veränderungsprozess mit praxisorientierten Schulungen und einer Übergangsphase, in der SAP PM parallel zu den bestehenden Prozessen betrieben wurde.
4. Migration und Qualitätssicherung im laufenden Betrieb:
Da der Krankenhausbetrieb nicht unterbrochen werden durfte, erfolgte die Datenmigration schrittweise und im laufenden Betrieb.
Dies erforderte präzise Planung, laufende Abstimmung mit IT und Gebäudemanagement sowie umfangreiche Testszenarien, um die Datenqualität sicherzustellen.
Dank der strukturierten Vorgehensweise nach Traniva-Methodik (TDM) und den eingesetzten Validierungsmechanismen konnte die Migration fehlerfrei und ohne Systemstillstand abgeschlossen werden.
💡 Diese Herausforderungen verdeutlichen, dass erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor weit mehr als nur eine technische Aufgabe ist – sie erfordert integratives Denken, Prozesskompetenz und aktives Change Management.
Um die heterogene Daten- und Systemlandschaft des Spitalplatzes Münsterlingen in eine durchgängige, transparente und zukunftsfähige Instandhaltungslösung zu überführen, wurde ein integrierter Lösungsansatz auf Basis von SAP Plant Maintenance (SAP PM) entwickelt.
1. Analyse & Prozessdesign mit Traniva Delivery Methodology (TDM):
Zu Beginn stand eine umfassende Prozessanalyse nach TDM-Methodik. In mehreren Workshops wurden die bestehenden Abläufe im Facility-Management, in der Haustechnik und im Gebäudebetrieb aufgenommen und bewertet.
Gemeinsam mit den Fachabteilungen wurde ein zielgerichtetes Prozessmodell entworfen, das auf Standard-SAP-Funktionalitäten basiert, aber individuelle Anforderungen des Spitalbetriebs berücksichtigt – etwa Wartungszyklen für Medizintechnik, Gebäudereinigung oder Brandschutzanlagen.
Das Ergebnis war ein klar definierter Business Blueprint (BBP), der die Grundlage für die technische Realisierung bildete.
2. Technische Implementierung von SAP PM und Stammdatenstruktur:
Auf Basis des BBP erfolgte die Implementierung der SAP-PM-Komponenten. Die Anlagenstruktur wurde hierarchisch nach Gebäude, technischem Platz und Equipment aufgebaut.
Parallel dazu wurden Schnittstellen zu bestehenden Systemen vorbereitet, um Daten aus CAD-Zeichnungen, Excel-Tabellen und Access-Datenbanken zu übernehmen.
Durch die Entwicklung spezifischer Mappings und Validierungsregeln konnten fehlerhafte oder unvollständige Datensätze identifiziert und bereinigt werden.
3. LSMW-Datenmigration und Qualitätssicherung:
Die Datenmigration erfolgte mit der Legacy System Migration Workbench (LSMW).
Besonderes Augenmerk lag auf der Überführung von Gebäudestrukturen, technischen Plätzen und Equipments.
Jede Migrationswelle wurde über Testläufe, Protokolle und Validierungen abgesichert, um die Qualität und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen.
So entstand eine einheitliche, konsistente Datenbasis als Grundlage für das spätere Instandhaltungsmanagement.
4. Aufbau einer mobilen Lösung zur Equipment-Erfassung:
Um die operative Instandhaltung zu unterstützen, entwickelte Traniva eine Access-basierte Anwendung zur mobilen Erfassung von Equipment-Daten.
Diese ermöglichte Technikern, Geräte direkt vor Ort zu dokumentieren und mit den zentralen SAP-Stammdaten zu synchronisieren.
Damit wurde bereits im Projekt eine Brücke zu späteren mobilen SAP-Lösungen (Fiori Apps, Tablets, Barcode-Scanning) geschaffen.
5. Schulung, Change Management & Go-Live-Begleitung:
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor lag in der Einbindung der Anwender von Anfang an.
Neben klassischen SAP-Schulungen wurden praxisorientierte Trainings im echten Arbeitsumfeld durchgeführt.
Durch gezielte Kommunikationsmassnahmen – „Hands-on“-Workshops, FAQ-Dokumente, Pilotanwender – gelang es, die anfängliche Skepsis abzubauen und die Akzeptanz des neuen Systems deutlich zu erhöhen.
6. Stabile Betriebsphase & Nachhaltigkeit:
Nach erfolgreichem Go-Live wurde das System schrittweise stabilisiert.
Prozesse für Wartungsplanung, Rückmeldungen und Störungsmanagement liefen automatisiert an.
Traniva begleitete die Nachbetreuung, um Anpassungen an geänderte Strukturen und gesetzliche Anforderungen sicherzustellen.
Damit wurde ein nachhaltig wartbares, erweiterbares System geschaffen – Grundlage für zukünftige Innovationen wie Predictive Maintenance und mobile Serviceprozesse.
💡 Die Lösung zeigt exemplarisch, wie durch strukturierte Prozessaufnahme, datenbasierte Migration und praxisnahes Change Management selbst komplexe öffentliche Einrichtungen erfolgreich digitalisiert werden können – mit SAP als stabilem Fundament und Traniva als methodischem Enabler.
Die Einführung von SAP Plant Maintenance (SAP PM) am Spitalplatz Münsterlingen markierte einen wesentlichen Schritt hin zur Digitalisierung der technischen Instandhaltung. Durch die enge Verzahnung von Prozessberatung, Datenmigration und Systemintegration entstand eine nachhaltige Lösung, die das gesamte technische Gebäudemanagement neu definierte.
Aufbau eines durchgängigen digitalen Instandhaltungsprozesses auf SAP-Basis:
Mit der Implementierung von SAP PM wurde eine integrierte Systemlandschaft geschaffen, die sämtliche Instandhaltungsprozesse – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Dokumentation – digital abbildet. Arbeitsaufträge, Wartungspläne und technische Rückmeldungen werden nun zentral verwaltet, wodurch Medienbrüche und redundante Datenerfassung entfallen. Das Ergebnis ist ein konsistenter, nachvollziehbarer Prozessfluss über alle Hierarchieebenen hinweg.
Erhöhte Datenqualität durch strukturierte Migration und zentrale Datenpflege:
Ein zentrales Erfolgselement war die präzise Datenmigration aus verschiedenen Quellen – insbesondere aus CAD-Zeichnungen und Bestandslisten. Durch den Einsatz von LSMW und systematischer Datenaufbereitung wurde ein einheitliches und qualitativ hochwertiges Datenfundament geschaffen. Die neu strukturierten Stammdaten bilden heute die Grundlage für ein effizientes Anlagenmanagement und minimieren manuelle Pflegeaufwände.
Verbesserte Transparenz über technische Anlagen und Gebäudestrukturen:
Dank der detaillierten Abbildung technischer Plätze und Equipments innerhalb von SAP wurde erstmals eine vollständige Transparenz über die technische Infrastruktur des Klinikareals erreicht. Nutzer in Technik, Facility Management und Verwaltung können in Echtzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen – von der Standortzuordnung bis hin zu Wartungshistorien. Diese Transparenz ermöglicht fundiertere Entscheidungen, optimiert Ressourcenplanung und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit im Störungsfall.
Grundlage geschaffen für mobile und automatisierte Wartungsprozesse:
Mit der neu entwickelten Access-Datenbank und der strukturierten SAP-Integration wurde der Grundstein für zukünftige mobile Anwendungen gelegt. Techniker können Wartungsinformationen und Rückmeldungen bereits vor Ort erfassen, was die Effizienz deutlich steigert und Fehlerquoten reduziert. Langfristig dient dieses Fundament als Basis für die Einführung mobiler SAP-Fiori-Anwendungen und IoT-basierter Zustandsüberwachung.