Rolle: Teilprojektleitung und Beratung
Schwerpunkte: Prozessberatung, Business Blueprint, Realisierung SAP PP, Integration Mobisys
Land: Schweiz
Projektbeschreibung
Die Verkehrsbetriebe Zürich (VBZ) betrieben eine komplexe Instandhaltungs- und Fertigungslandschaft, die sowohl den Unterhalt von Straßenbahnen und Bussen als auch die Fertigung von Ersatzteilen umfasste. Die bestehenden IT-Systeme stiessen zunehmend an ihre Grenzen: Wartungsprozesse waren papierbasiert, Fertigungsaufträge wurden manuell erstellt und Rückmeldungen erfolgten zeitverzögert.
Dadurch fehlte eine durchgängige Transparenz über Materialflüsse, Fertigungsfortschritt und Ressourcenplanung.
Ziel des Projekts war es, mit SAP Production Planning (SAP PP & SAP PM) eine integrierte Plattform für Planung, Steuerung und Rückmeldung der Produktionsprozesse zu schaffen – nahtlos verbunden mit Lagerverwaltung, Instandhaltung und mobilem Datenerfassungsprozess über Mobisys.
Leistungsumfang & Aufgaben
- Teilprojektleitung und fachliche Beratung im Bereich SAP Production Planning (SAP PP) zur Digitalisierung der Werkstatt- und Fertigungsprozesse
- Prozessanalyse und -beratung zur Standardisierung und Harmonisierung der Produktions- und Rückmeldeprozesse in den Tram- und Buswerkstätten
- Erstellung eines Business Blueprint (BBP) zur Abbildung von Fertigungs-, Auftrags- und Materialflussprozessen inklusive Integration zu SAP MM und SAP PM
- Customizing und Realisierung der SAP-PP-Komponenten für Fertigungsaufträge, Kapazitätsplanung, Rückmeldungen und Auftragssteuerung
- Integration der mobilen Datenerfassung über Mobisys (MSB) zur direkten Rückmeldung von Fertigungsaufträgen, Materialbewegungen und Zeitbuchungen in Echtzeit
- Einrichtung und Test der Schnittstellen zwischen SAP und Mobisys zur Sicherstellung einer konsistenten Datenkommunikation zwischen Werkstatt und Zentralsystem
- Schulung und Go-Live-Unterstützung der Werkstattmitarbeiter inkl. praxisorientierter Trainings und Super-User-Konzept
- Projektkoordination zwischen IT, Werkstätten und Betriebsführung zur schrittweisen Einführung eines einheitlichen digitalen Fertigungsprozesses
Ergebnisse & Nutzen
- Einführung eines durchgängigen digitalen Fertigungs- und Werkstattprozesses auf Basis von SAP PP – von der Auftragsplanung bis zur Echtzeitrückmeldung
- Steigerung der Datenqualität und Transparenz durch direkte mobile Rückmeldungen (Mobisys) und zentrale Auftragsverwaltung in SAP
- Effizientere Produktionssteuerung und Ressourcenplanung durch aktuelle Kapazitäts- und Materialdaten
- Reduktion manueller Erfassungen und Medienbrüche, was zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis im täglichen Betrieb führte
- Echtzeitüberblick über Auftragsstatus, Materialflüsse und Fertigungsfortschritt, was eine präzisere Steuerung und kurzfristige Anpassung an betriebliche Anforderungen ermöglichte
- Erhöhung der Anwenderakzeptanz durch praxisnahe Schulungen, intuitive mobile Lösungen und transparente Prozessabläufe
- Grundlage geschaffen für zukünftige Digitalisierungsinitiativen, wie IoT-Anbindung von Fahrzeugdaten, Predictive Maintenance und Fiori-basierte Apps für mobile Serviceprozesse
💡 Das VBZ-Projekt verdeutlicht, wie durch gezielte Prozessberatung, Integration mobiler Systeme und konsequente Digitalisierung der Werkstattumgebungen selbst komplexe öffentliche Infrastrukturbetriebe ihre Effizienz und Transparenz signifikant steigern können – mit SAP PP als stabilem Rückgrat und SAP Berater als methodischem Enabler.
1. Heterogene Prozesse im Werkstattumfeld:
Die verschiedenen Werkstätten (Tram, Bus, Depot, Ersatzteilfertigung) arbeiteten mit unterschiedlichen Methoden und IT-Tools. Ein zentraler SAP-Prozessstandard existierte nicht.
2. Fehlende Echtzeitinformationen:
Die Rückmeldungen über Arbeitsfortschritte, Materialverbrauch und Maschinenzeiten erfolgten manuell, meist erst am Tagesende. Dies führte zu ungenauen Daten und Planungsabweichungen.
3. Komplexe Schnittstellenanforderungen:
Für die mobile Datenerfassung sollte die Lösung Mobisys integriert werden, um Rückmeldungen direkt aus der Werkstatt zu ermöglichen.
Die Herausforderung lag darin, Daten konsistent zwischen SAP PP, MM und PM zu synchronisieren – ohne Medienbruch oder Zeitverlust.
4. Change Management in der öffentlichen Verwaltung:
Die Einführung eines digitalisierten Produktionsprozesses erforderte ein Umdenken bei den Werkstattleitern und Mitarbeitenden.
Ein klar strukturierter Einführungsprozess mit Trainings und Pilotbetrieben war notwendig, um Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit SAP zu schaffen.
💡 Diese Herausforderungen verdeutlichen, dass erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor weit mehr als nur eine technische Aufgabe ist – sie erfordert integratives Denken, Prozesskompetenz und aktives Change Management.
Teilprojektleitung und fachliche Beratung für den Bereich Produktionsplanung (SAP PP) sowie die Integration der mobilen Komponente Mobisys.
1. Prozessanalyse und Blueprint-Erstellung (BBP):
In enger Abstimmung mit den Fachbereichen wurden bestehende Abläufe analysiert und in standardisierte SAP-Prozesse überführt.
Der Business Blueprint definierte Soll-Prozesse für Auftragsabwicklung, Materialbereitstellung, Fertigungssteuerung und Rückmeldung.
2. Implementierung von SAP PP:
- Einrichtung der Auftragsarten und Fertigungsstrukturen für Eigenfertigung und Instandhaltungsaufträge
- Integration mit SAP MM (Materialwirtschaft) und SAP PM (Instandhaltung) zur konsistenten Material- und Auftragsverwaltung
- Aufbau von Planungswerkzeugen für Kapazitätsabgleich und Terminierung
3. Integration Mobisys – Mobile Rückmeldung in Echtzeit:
- Anbindung von Mobisys (MSB) zur mobilen Erfassung von Fertigungsaufträgen, Zeiten und Materialbewegungen
- Entwicklung eines rollenbasierten Bedienkonzepts für Werkstattmitarbeiter
- Echtzeit-Übertragung von Rückmeldungen direkt ins SAP-SystemDadurch konnten Aufträge, Störungen und Fertigungsstatus jederzeit aktuell eingesehen werden.
4. Schulung und Einführung:
- Erstellung praxisnaher Schulungsunterlagen und Durchführung von Trainings in den Werkstätten
- Go-Live-Begleitung mit Super-User-Konzept und kontinuierlichem Support
💡 Die Lösung zeigt exemplarisch, wie durch strukturierte Prozessaufnahme, datenbasierte Migration und praxisnahes Change Management selbst komplexe öffentliche Einrichtungen erfolgreich digitalisiert werden können – mit SAP als stabilem Fundament und Traniva als methodischem Enabler.
Durchgängige digitale Produktionsplanung und -steuerung:
Mit SAP PP als zentralem Planungssystem konnten sämtliche Produktions- und Werkstattprozesse integriert werden – von der Auftragserstellung bis zur Fertigmeldung.
Echtzeitdaten durch mobile Rückmeldung (Mobisys):
Die Integration der mobilen Lösung führte zu einer drastischen Verbesserung der Datenaktualität. Werkstattmitarbeiter konnten Materialverbräuche, Arbeitszeiten und Störungsrückmeldungen direkt erfassen.
Höhere Transparenz und Effizienz:
Planer und Disponenten erhielten in Echtzeit Einblick in Produktionsfortschritt, Kapazitätsauslastung und Materialbestände.
Dies ermöglichte schnellere Entscheidungen und eine effizientere Ressourcensteuerung.
Reduzierte Prozesskosten:
Durch Wegfall manueller Erfassungen, doppelte Buchungen und Papierdokumentation konnten Prozesskosten im operativen Bereich signifikant gesenkt werden.
Basis für zukünftige Digitalisierung:
Das Projekt schuf die Grundlage für weitere Optimierungen, wie z. B. automatisierte Wartungsplanung, Integration von IoT-Daten aus Fahrzeugen und Einsatz mobiler Endgeräte mit SAP-Fiori-Technologie.
💡 Die Zusammenarbeit zwischen SAP Berater, VBZ und den technischen Abteilungen zeigt exemplarisch, wie sich öffentliche Betriebe durch strukturierte SAP-Prozessintegration fit für die digitale Zukunft machen – effizient, transparent und praxistauglich.